Para mi sí. Incluso las necesarias e importantes, pueden convertirse en un perdida de tiempo porque padecen de dos elementos importantes: el 80% de las reuniones duran más de lo necesario y por el síndrome de “reunionitis”, que se refiere a la gente que le encanta reunirse para tomar hasta la mínima decisión.
Una reunión bien estructurada y moderada por el que convoca es una herramienta efectiva y productiva. Sin embargo, lo común es que se convierta en un kilométrico espacio de discusión, desacuerdos, alargamientos, introducción de asuntos que no estaban agendados, en un proceso complicado de actividades poco idóneas para el espacio de reunión… que convierten un instrumento de decisión en un hoyo negro por donde se cuela el tiempo que se puede ser productivo en otros asuntos y pendientes.
He llegado a odiar esa frase de mis jefes “hoy tenemos una reunión”, porque lo que pienso es “hoy me van a hacer perder el tiempo que necesito para trabajar en los informes y reportes”. Creo que un factor que influye mucho en esta situación es que no se tiene claro el objetivo de la reunión. Y esto puede verse desde tres enfoques:
Primero. No saber determinar para qué asuntos aplica o no, el reunirse. He conocido gerentes y jefes que creen que todo se resuelve en una reunión, que para todo quieren reunirse.
Segundo. He participado en cientos de reuniones en las que se extiende la agenda más de lo posible abultándola con un numero de asuntos que es imposible trabajarlos y quedan pendientes para una segunda reunión [fusion_builder_container hundred_percent=»yes» overflow=»visible»][fusion_builder_row][fusion_builder_column type=»1_1″ background_position=»left top» background_color=»» border_size=»» border_color=»» border_style=»solid» spacing=»yes» background_image=»» background_repeat=»no-repeat» padding=»» margin_top=»0px» margin_bottom=»0px» class=»» id=»» animation_type=»» animation_speed=»0.3″ animation_direction=»left» hide_on_mobile=»no» center_content=»no» min_height=»none»][innecesaria si hubiera estado bien planificada la primera]. Una reunión no puede exceder el tiempo limite en que un ser humano puede poner atención sin menguar su rendimiento.
Tercero. He participado en reuniones en las que no se tiene claro el objetivo, por lo que, la reunión se convierte en determinar para qué nos reunimos. El tema puede estar claro, pero no los puntos a trabajar sobre el tema. Eso genera confusión, los convocados que asistimos a la reunión, sabemos que vamos a una reunión, sin saber para qué.
Otro elemento que distorsiona es que en las reuniones nos saturan de papales y fotocopias que uno no termina de leer, ocupan espacio, y redundan mucho o no aterrizan en el asunto.
Un elemento fatal, del cual he sido testigo, es dejar las conclusiones al aire, lo cual es peor que perder el tiempo. Por ejemplo, he estado en reuniones en donde se determina “que hay que realizar un informe en donde se registren todos los pasos del proceso para detectar donde está el problema”. Bien, pero no se le asigna a nadie. Solo se dice “hay que hacerlo”, y lo que sucede es que todos piensan que eso lo puede hacer el otro. Resultado: nadie hace el reporte, y en la próxima reunión ya hay un elemento que la contamina.
La cantidad de personas reunidas retuercen más la reunión que lo que ayuda a concluir. He asistido a reuniones en las que las opiniones y discusiones impiden arribar a la conclusión, simplemente, la reunión termina sin una decisión. Convocan personas que no tienen relación directa con el asunto o convocan a un departamento completo y no a las personas especificas o claves para el asunto.
El espacio de reunión es un factor que muchos no toman en cuenta. He visto oficinas, instituciones y departamentos empresariales que no cuentan con un salón de reunión. ¡Increíble! Es como comprar neumáticos, forros de asientos y un candado sin tener el auto.
He estado en reuniones que parece que no van a terminar. Y tener esto como conducta dificulta que uno pueda programar la agenda del día. Si tengo una reunión a las 14 horas del día y no sé a qué hora termina, cómo puedo programar a qué hora haré los demás asuntos que tengo agendados, que puede ser otra reunión, la visita de un cliente, o simplemente, sentarme a redactar un informe.
Pautas personales para una reunión efectiva
1. Creo que una reunión tiene que tener un objetivo preciso.
2. La convocatoria tiene que contener una descripción que permita que el convocado sepa por qué es convocado y para qué.
3. Que la convocatoria contenga cuáles son los puntos a trabajar.
4. Convocar a las personas estrictamente relacionadas con el asunto a trabajar, es una reunión no una conferencia.
5. Un factor que he podido constatar que es clave es la elaboración de un acta de acuerdos. Un documento elaborado por uno de los participantes que recoja las conclusiones, los acuerdos y las asignaciones. De forma tal, que el sentido de la reunión no se diluya posteriormente, y la misma sirva para algo.
6. En mi experiencia, otro elemento importante para lograr que una reunión sea productiva es la puntualidad.
Cuando escribo puntualidad me refiero a tres enfoques:
- Comenzar a tiempo para que el tiempo de finalizar no se extienda más allá de lo necesario por no haber iniciado a tiempo.
- Que todos sean puntuales, porque eso evita que a los diez minutos de comenzar, el moderador tenga que repetir lo que ya se había tratado.
- No disiparnos hablando de temas personales o poniéndonos al día socialmente, muchas reuniones no comienzan a tiempo por esta razón.
Para mi, una reunión se convoca para tomar una decisión, tiene que ser productiva y delegar sus conclusiones en quienes sean capaces de realizarlas y causen el efecto deseado. Si no, no sirve para nada y es una perdida de tiempo.[/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]
